为规范学院财务行为,加强经费控制,厉行节约,制止浪费,堵塞漏洞,提高资金使用效益,更好地为教学、科研和管理服务;本着“简捷、效能、规范”的原则;根据《中华人民共和国会计法》、财政部、教育部《高等学校财务管理制度》和陕西省财政厅、教育厅《关于加强高等学校财务管理的若干规定》及延安市关于“五笔会签”的规定,特对本办法进行修订,作为我院两级管理模式理顺过程的暂行办法。
一、财务审批制度
学院财务工作实行院长负责制,财务工作由主管财务的院长助理协助院长管理,财务处组织实施。实行“统一领导、二级预算、集中核算”的管理体制,财务审批的权限为年初经学院行政会议通过,党委会批准的预算经费,实行院长授权、逐级审批的“一支笔”财务报销审批制度。
1、纳入预算的经费支出审批权限
1)人员经费的审批。人员经费是指用于教职工薪金报酬及福利方面的经费,包括绩效工资、课时岗位津贴、取暖费等各类津补贴。人员经费由各处、系(院)按考勤(考核)结果和学院相关制度造表并初审,部门领导签注意见后,由财务处副处长协调对应的财务科室和劳资科室审核,纪检签字后组织发放。其支出,5000元以内的计财处处长签批,5000元(含5000元)至20000元的由分管财务的院长助理签批,20000元(含20000元)以上的院长审批。
2)基本运行经费的审批。基本运行经费是指各处、系(院)预算内的运行费及基本业务费。此类费用各部门应根据预算,编制分月用款计划。
①、支出3000元以内的,经业务经办人、主办科室领导、纪检部门签字后,由处(院)长、系主任签批,计财处主管会计初审、副处长复核后报销;
②、3000元及以上的,在完成前述程序后,部门分管院级领导签批,计财处副处长初审,处长审核报销。
3)专项业务经费的审批。专项业务经费是指为完成特定工作而独立设置的运行经费,包括招生就业经费、学生资助经费、车辆运行经费、水、电费、人才引进经费、校际合作会议费及相关院级招待费、宣传经费、科研经费、职工体检及节日慰问经费。此类费用由分管部门根据预算及业务安排,提前做出用款计划(按月或按项目),履行立项(或预算)审批后,其支出经业务处室经办人、主办处室处长及主管领导签注意见,纪检、财务核签意见后。①、在5000元以内的,由计财处处长批报;②、5000元(含5000元)至10000元的,由分管财务的院长助理签批;③、10000元及以上的院长集中加批。组织各类创收发生的支出,比照专项业务经费管理,按专项业务经费的审批程序进行。
4)项目建设经费的审批。项目建设经费是指根据学院年度工作任务安排的用于改善办学条件而进行的基础设施建设、各类大型设备购置,批量集中采购的物品(图书、采暖用煤、天然气、办公用品等)。项目建设经费在实施前先提出经费预算申请,经主办处室处长、部门分管领导、计财处处长、分管财务院长助理签字后,院长审批,项目实施完毕后,报销程序同项目经费申请的程序。
5)基建资金的审批。基建资金应根据年初的投资计划和国家规定的管理费开支限额,分别编制基本建设费(含主体工程、零星工程和工程相关前期费用)预算和基建管理费。基本建设费要提前做出阶段性的安排,并进行预算审批,根据形象工程进度做出分月、分费用项目用款计划表,依照相关制度办理报账手续。
6)对于领导的分管业务专题调研、课题研究、联系联络的专项公务经费,需经相关领导确认签字后,由经办人、纪检和办公室主任及主管院长签批后,在限额之内由财务审核报销。
2、未纳入预算的经费支出审批权限
对于预算执行过程中,超出年初预算数额的项目,30000元以内的经主办部门申请,纪检、主管领导签字后,院长审批;30000元(含30000)至50000元的,经学院行政会研究通过后,院长依据会议精神审批;50000元及以上的,经党委会讨论通过后,院长依据会议精神审批。因业务需要需增加的项目,经学院党委会研究决定进行预算调整后,依据项目经费财务报销的程序办理报账手续。
3、借款的审批
各项借款和预付款,依据出差审批单、立项审批和合同的规定,按照专项业务经费的审批权限审批。对各项借款应实行公事完结,及时清欠,不得长期挂账。
二、报销规程
1、学院预算经费下达后,各部门、各分院要及时编制分月用款计划表,报学院计财处备案。学院计财处将按此组织资金和报账,对于月度已使用完经费的部门,本月将不再安排报销业务。
2、报销时,现金业务,财务部门开出付款凭证,领款人员应在付款凭据上签字;银行结算业务,经办人员与财务转账人员填制票据移交清单;冲账业务,财务部门向经办人员开具冲账收据。
3、报销凭据上的经办人是指学院的教职工,不能将外单位的人员作为经办人,比如供货人、施工人等等。通常情况下,学院临时工也不得作为经济业务的经办人。
4、大宗采购实行立项审批、招投标及业务主管部门验收管理。在报销时必须附立项审批单、购物合同、决算书及入库单,属于固定资产的,在资产登记验收完备后,依审批程序进行报销,按合同规定进行款项结算。
5、大型维修工程要进行预算评审,决算审计。在业务主管部门工程验收完毕后,持发票及合同、预决算单、工程验收单等资料,依审批程序到财务处审核报销。
7、对于外单位给我院提供服务的,相关部门要持服务合同及发票,经业务主管领导签批后,依审批程序到财务处办理审核报销手续。
8、办公用品购置,由后勤部门提前做出采购计划,实行集中采购,不搞部门零星采购。报销时,要附购物清单。
9、接待用品、外部文印、宣传用品、摄像照相等费用,统一由党政办做出计划安排,经审批实施,在报销时要附具体项目及其审批、领用清单,并在使用部门及个人费用项目中列支。业务经办、审批、结算报销等分人负责。
10、所持报销的票据必须符合国家会计法规规定,对于不符合规定的发票,财务处可不予报销。合法的原始凭证要求如下:
1)、全国统一的税务发票或财政部门统一监制的收费票据。
2)、必须加盖财务专用章或收费专用章、发票专用章。
3)、付款单位必须是本学院名称。
4)、购货发票应写明所购商品名称、数量、单价和金额,无法在发票上写清的应附清单,所附清单的印章及合计数字应与发票上一致;其他单据应写明经济业务的内容。
5)、发票填制的经济业务内容,必须同其使用范围相符合。
6)、发票不得涂改,金额大小写必须一致。
7)、原始单据的日期、经办人签章等内容必须齐全。
三、财务报告制度
学院财务部门除了按照国家规定的日期报送规定的会计报表外,还应根据学院管理的需要,建立内部会计报表,每半月向院长报送相关会计报表,每月向各部门反馈预算经费使用情况。
本办法从十月一日起执行,原延职院发【2009】1号文件颁布的《延安职业技术学院财务报销办法(暂行)》同时作废。
二〇〇九年九月十九日